Секреты успеха: Как интерактивные навигации меняют сферу деловых мероприятий

Диджитализация все прочнее охватывает многие event-сферы, упрощая организационные процессы и облегчая жизнь гостям мероприятий. Так ориентирование гостей «на местности» во время проведения крупных форумов перестало быть проблемой — на смену стандартным стойкам со стрелочками пришли интерактивные навигации, которые дают гостям возможность проложить маршрут, а самим организаторам сильно упрощают жизнь.

О новом продукте, который завоевал рынок деловых мероприятий, рассказывает Александр Милохов, основатель MMSCO

Идея делать интерактивные системы навигации зародилась еще в 2011 году. Команда основателей MMSCO — выходцы из event-агентств.

Каждое крупное деловое мероприятие обязательно включает в себя некие материалы для участников — информацию о спикерах, программу со временем и названием зала, информацию о партнерах и так далее. Для организатора все это дополнительные проблемы и расходы, потому что часто партнеры появляются в последний момент, блоки программы и спикеры меняются местами, а у типографии строгие дедлайны. Для гостей это тоже боль, потому что часто если конференция крупная — люди просто путаются на большой площадке и блуждают в поисках нужного зала, тщетно пытаясь выяснить у хостес и официантов в кофе-точках, которые сами не очень-то в курсе, что где расположено. Не говоря уже об эстетической стороне вопроса — когда гости ходят с пакетами и бумажками, а всю красоту площадки портят распечатанные на принтере листки.

Первую навигацию компания реализовала в 2012 году в рамках саммита АТЭС. Здания Дальневосточного федерального университета, где проходило мероприятие. Потом проект был долгое время на паузе, пока не грянул тренд деловых конференций и форумов, которые стали проводить практически в любой области, а вместе с ним появился и запрос на новые технологии. Всего за пару лет команда MMSCO разработала более 15 000 маршрутов для крупнейших деловых форумов и конференций.

Главный плюс продукта для организаторов — это, конечно, возможность редактирования контента в режиме реального времени. Добавить нового партнера, спикера, изменить время панельной дискуссии или поменять местами залы — все это бесценные опции. Дополнительно есть опционал для спонсорских интеграции — возможность размещения рекламных видеороликов, активной ссылки на сайт, использования логотипов спонсоров.

Ну, и важное отличие интерактивных навигаций от стандартных решений на бумажных носителях — это возможность предоставить организаторам статистику. На основе которой можно провести анализ конференции в целом — какие запросы были наиболее частыми, какие спикеры и темы пользовались наибольшим спросом. Вся эта информация позволяет провести грамотную аналитику и скорректировать контент мероприятия на будущий год.

MMSCO постоянно находится в процессе улучшения и добавления новых опций: панели с горячими клавишами, программное обеспечение, удобная админка. Скоро планируется пополнение парка оборудования панелями, которые будут работать автономно, без подключения к электричеству.

Из последних кейсов — навигация для Восточного экономического форума (ВЭФ) — это одна из крупнейших российских конференций, которая проходит с 2015 года на острове Русский в Приморском крае на площадке Дальневосточного федерального университета.

При создании навигационной системы мы столкнулись с рядом трудностей, львиная доля которых была связана с ландшафтом местности, из-за которой корпусы Университета располагались на разных уровнях.

Например, переходя из корпуса в корпус, люди шли по 3 этажу, а оказывались при этом на 4 этаже другого корпуса, что просто убийственно для гостей, которые и так плохо ориентируются в незнакомых пространствах, потому что противоречило всем законам логики. Чтобы попасть в некоторые корпусы, нужно было сделать крюк через другой корпус, при этом подняться на этаж выше, пройти вперед, спуститься на 2 этажа ниже и только после этого оказывались в нужном месте. Задача не из легких, согласитесь.

Кроме того, большинство лифтов работали только на определенные этажи. Некоторые лестницы и переходы были заблокированы для нужд организаторов, что также усложняло и без того непростую навигацию по корпусам.

На площадке были расположены 10 навигационных стелл в разных корпусах и на разных этажах. В связи с таким количеством неочевидных проходов, было решено при построении маршрута из точки А в точку Б выводить на экране текстовую инструкцию, чтоб улучшить восприятие человека по местности.

Также мы решили разделить карту на сектора/корпуса с минималистичным дизайном, чтобы облегчить восприятие пользователя.

В данном конкретном случае, я даже не представляю как обойтись без качественной навигации — это вопрос не стиля, не погони за некой digital-модой, а просто необходимость для того, чтобы гости не потерялись на сложной площадке.

На будущее у нас есть планы на реализацию комплекса услуг для деловых мероприятий. Мы не планируем останавливаться на одних навигациях и делаем digital-сопровождение под ключ — системы голосования, регистрации, электронные системы рассадки, а также решения для деловых сессий, обеспечивающих оперативную обратную связь спикеров с залом. Как говорится, stay tuned!

До встречи на ProMediaTech 2020!